Trung tâm đào tạo thiết kế vi mạch Semicon

     "Tính chất công việc của Giám đốc" là tác phẩm chủ yếu của Henry Míntzbert và là tác phẩm kinh điển của trường phái nghiên cứu vai trò Giám đốc. Cuốn sách nêu lên một cách toàn diện những đặc điểm công việc của Giám đốc, vai trò mà Giám đốc đảm nhiệm, những thay đổi trong công việc của Giám đốc, những loại hình chức vụ của Giám đốc bí quyết nâng cao hiệu quả.

Các tác phẩm của ông gồm có: “Tính chất công việc của Giám đốc”, "Quyền lực bên trong và bên ngoài của tổ chức", "Xây dựng và quyết sách chiến lược", "Sự hình thành chiến lược và tổ chức".

Henry Mintzberg lấy vai trò mà Giám đốc đảm nhiệm làm Trung tâm để phân tích chức năng và công việc của Giám đốc nhằm nâng cao hiệu quả quản lý. "Giám đốc" mà ông gọi ở đây là người phụ trách chủ yếu trong một tổ chức chính thức hoặc một đơn vị của tổ chức đó và là người có chức vị, có quyền lực chính thức.

Theo Henry Mintzberg, công việc của bất kỳ Giám đốc nào đều có 6 đặc điểm: Khối lượng công việc rất lớn, nhịp độ khẩn trương, công việc của Giám đốc luôn gấp gáp, đa dạng và lặt vặt, đặt công việc thực tế lên vị trí ưu tiên, thích sử dụng phương thức nói miệng, coi trọng mối liên hệ tin tức với bên ngoài và bên dưới, sự kết hợp giữa quyền lực và trách nhiệm.

Người đại diện của tổ chức

Đây là vai trò đơn giản nhất cơ bản nhất mà Giám đốc đảm nhiệm. Họ phải thực hiện nhiều chức trách, có một số mang tính hành chính, một số mang tính cổ vũ lòng người. nhưng đều là những việc có liên quan đến quan hệ giữa người với người, không liên quan đến việc xử lý thông tin quan trọng và ra quyết định quản lý.

Người lao động

Giám đốc là thủ trưởng chính thức của một tổ chức, chịu trách nhiệm động viên và dẫn dắt cấp dưới, bao gồm việc thuê dùng, huấn luyện, đánh giá, đãi ngộ, đề bạt, biểu dương, can thiệp và cho thôi việc. Sự thành công hay thất bại của tổ chức là do tâm sức và khả năng nhìn xa trông rộng của Giám đốc quyết định.

Người liên lạc

Giám đốc thông qua các kênh chính thức, thiết lập và duy trì mối liên hệ của tổ chức với những cá nhân và đoàn thể ở ngoài tổ chức, sau đó lại thông qua vai trò người phát ngôn, người truyền bá thông tin và người đàm phán để phát triển hơn nữa mối quan hệ ấy và nhận thức được những điều bổ ích những thông tin mà mối liên hệ ấy tạo ra.

Người tiếp nhận thông tin

Những thông tin mà Giám đốc nhận được bao gồm: những thông tin mang tính nghiệp vụ trong nội bộ, thông qua các báo cáo của cấp dưới, sự quan sát đối với hoạt động của tổ chức, những thông tin về các sự kiện ở bên ngoài như thông tin về khách hàng, về đối thủ cạnh tranh, người cung cấp, biến động của thị trường... những ý kiến và phương hướng, các loại sức ép, ví dụ đề nghị của cấp dưới và yêu cầu của những người ngoài tổ chức, ý kiến của thành viên hội đồng quản trị và những lời chất vấn của các tổ chức xã hội...

Người truyền bá thông tin

Giám đốc phải truyền bá những thông tin từ bên ngoài cho tổ chức của mình và truyền bá những thông tin nội bộ từ nhân viên cấp dưới này đến nhân viên cấp dưới khác.

Người phát ngôn

Vai trò truyền bá thông tin của Giám đốc là vai trò trong nội bộ tổ chức. Còn vai trò người phát ngôn là vai trò đối ngoại. Đó là việc truyền bá những thông tin của tổ chức cho những cơ quan và những cá nhân ngoài tổ chức.

Nhà doanh nghiệp

Họ là người khởi xướng và thiết kế nhiều cải cách của tổ chức trong phạm vi quyền hạn của mình. Khái niệm “nhà doanh nghiệp" ở đây bao gồm toàn bộ công tác quản lý có liên quan đến những biến đổi tròng một tổ chức sẵn có hoặc một tổ chức mới thành lập.

Người khắc phục khó khăn

Trong vai trò nhà doanh nghiệp. Giám đốc cần chủ động tập trung sự chú ý vào việc đổi mới tổ chức. Trong vai trò khắc phục khó khăn, Giám đốc phải xử lý những tình huống ngoài ý muốn và những biến đổi hàm chứa các nhân tố không điều khiển được. Hai vai trò này là hai bộ phận trong một thể thống nhất liên tục của việc ra quyết định quản lý. Giữa hai vai trò ấy có một khoảng cách không rõ ràng lắm, đồng thời có liên quan đến sự phán đoán và quan điểm của cá nhân.

Người phân phối nguồn lực

Vai trò này gồm 3 phần:

• Sắp xếp thời gian của bản thân: Sắp xếp công việc: thiết lập một chế độ làm việc của tổ chức: làm việc gì, ai làm, thông qua tổ chức nào để làm... Đó là một vấn đề quan trọng trong việc phân phối nguồn lực.
• Giám đốc phải là người giữ quyền phê chuẩn mọi quyết định quan trọng để đảm bảo cho việc phối hợp các quyết định đó khiến cho các quyết định đó bổ sung cho nhau, không trái ngược với nhau và lựa chọn được phương án tốt nhất trong tình hình nguồn lực có hạn.
• Người đàm phán: Đàm phán là trao đổi nguồn lực. Nó đòi hỏi người tham gia đàm phán phải có đủ quyền lực chi phối nguồn lực và nhanh chóng quyết định vân đề.

10 vai trò nói trên của Giám đốc là một thể thống nhất, liên quan chặt chẽ với nhau, không thể tách rời nhau.

1. Cùng với cấp dưới chia sẻ thông tin

Cấp dưới khó có được thông tin đầy đủ và phải dựa vào Giám đốc để có được một số thông tin như ý tưởng mới của khách hàng, xu hướng của nhà cung cấp, sự biến đổi của hoàn cảnh xung quanh... Thông tin có thể truyền đạt bằng miệng hoặc văn bản. Tuy nhiên, cần cân nhắc lợi hại giữa việc nâng cao hiệu quả quản lý với những rủi ro mà việc hết lộ thông tin có thể dẫn đến để quyết định mức độ và nội dung truyền đạt thông tin một cách thích hợp.

2. Tự giác khắc phục tình trạng giải quyết công việc một cách hời hợt

Do nhiều việc nên các Giám đốc rất dễ sa vào tình trạng giải quyết công việc một cách hời hợt. Họ cần tự giác khắc phục tình trạng này bằng cách: một số việc thông thường, Giám đốc có thể ủy quyền cho người khác. Đối với những vấn đề quan trọng nhất, nhạy cảm nhất thì Giám đốc phải đích thân xử lý.

3. Trên cơ sở chia sẻ thông tin, có 2-3 người cùng gánh vác nhiệm vụ Giám đốc

Đây là một biện pháp để. khắc phục gánh nặng quá lớn về công việc của Giám đốc. Việc hình thành một ban Giám đốc hoặc một văn phòng tổng Giám đốc, trong đó hình thức ban Giám đốc 2 người là phổ biến nhất. Một người đảm nhiệm các vai trò đổi ngoại, người kia đảm nhiệm vai trò lãnh đạo và ra quyết định quản lý. Ưu điểm là có thể giảm được gánh nặng công việc lên vai một người và làm cho mỗi người trong tập thể lãnh đạo đi sâu vào chức trách của mình. Tuy nhiên, muốn cho biện pháp này có thể thực hiện một cách hữu hiệu, cần có hai điều kiện. Một là, mỗi cá nhân trong tập thể lãnh đạo phải chia sẻ thông tin với nhau. Hai là, mỗi thành viên trong tập thể lãnh đạo phải phối hợp nhịp nhàng với nhau, có nhận thức giống nhau về phương châm và mục tiêu của tổ chức.

4. Tận dụng chức trách để phục vụ mục đích của tổ chức

Có một số Giám đốc khi vấp váp hoặc thất bại thường đổ lỗi cho việc mình có nhiều chức trách đến nỗi không thể làm tốt được. Kỳ thực, chính vì không tận dụng được chức trách của mình nên ông ta đã không phục vụ tốt mục tiêu của tổ chức. Cùng một việc giống nhau, một số người cho rằng, đó là gánh nặng, một số người lại cho rằng đó là cơ hội. Trên thực tế, đối với một Giám đốc sáng suốt, mỗi chức trách đều cung cấp cho ông ta những cơ hội phục vụ mục tiêu của tổ chức. Ví dụ, việc tham gia những hoạt động mang tính lễ nghi mất nhiều thời gian nhưng qua đó, người ta có thể tạo ra những quan hệ mới cho tổ chức.

5. Thoát khỏi những công việc không cần thiết, dành thời gian để quy hoạch công việc tương lai.

6. Phải thích ứng với vai trò chủ yếu tỏng mỗi tình huống cụ thể

Mặc dù Giám đốc phải đảm nhiệm một cách toàn diện của nhiều vai trò nhưng trong mỗi tình huống cụ thể khác nhau, ông ta phải giữ những vai trò chủ yếu khác nhau.

7. Phải nắm vũng những tình tiết cụ thể, đồng thời phải có quan điểm toàn cục.

8. Nhận thức đầy đủ ảnh hưởng của mình trong tổ chức

Giám đốc cần biết rằng, nhân viên cấp dưới rất nhạy cảm với mỗi lời nói và việc làm của Giám đốc. Một câu nói sơ suất những thông tin bị hết lộ một cách tuỳ tiện từ người lãnh đạo cao nhất đều có thể bị lộ ra ngoài bằng những hình thức khác nhau, ảnh hưởng đến tổ chức.

9. Xử lý tốt mối quan hệ với các thế lực có thể gây ảnh hưởng đối với tổ chức

Các thế lực đó có thể là: công nhân viên, cổ đông, chính phủ, công đoàn, công chúng, học giả, người mua, người cung cấp. Giám đốc phải cân nhắc lợi ích và yêu cầu của những thế lực đó đe xử lý một cách thỏa đáng.

10. Sử dụng tri thức và tài năng của các nhà khoa học về quản lý

Khi hoạch định chương trình làm việc của mình, khi ra một quyết định chiến lược, Giám đốc nên sử dụng tri thức và tài năng của các nhà khoa học về quản lý. Vì vậy, Giám đốc cần cộng tác tốt với họ, giúp đỡ họ để họ hiểu rõ công việc của Giám đốc và những vấn đề tồn tại, giúp họ có được những thông tin và tài liệu cần thiết, đầy đủ, giúp họ làm việc trong một môi trường thường xuyên vận động để họ sử dụng tri thức và tài năng của mình vào việc giải quyết những vấn đề thực tế.

(Theo Nhà quản lý)